En cualquier acto o ceremonia oficial, responderá del respeto del Protocolo y la ceremonia misma, la autoridad que invita. Para este efecto, sí la ceremonia se realiza con acomodación de asientos, deberán colocarse, como mínimo, tarjetas de identificación en la primera fila de autoridades. De ser posible, para ayudar en la ubicación , se confeccionará un gráfico, que será colocado en lugar visible a la entrada del recinto. Asimismo, se deberá designar el personal necesario para respaldar esta acción. Si la ceremonia es de pie, deberá designarse una o más personas que indicarán a las autoridades e invitados el lugar que les corresponde.